Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal/Kronologis

Kompetensi Dasar

3.7 Menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal/kronologis 

4.7 Menyusun arsip berdasarkan sistem tanggal/kronologis 

Indikator

3.7.1 Menjelaskan Pengertian Penyimpanan Berdasarkan Sistem Tanggal

3.7.2 Menjelaskan prosedur Merancang Klasifikasi Tanggal

3.7.3 Menjelaskan Prosedur Penyimpanan Arsip

3.7.4 Menjelaskan Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip

3.7.5 Menganalisis penemuan Kembali Arsip yang Disimpan

3.7.6 Menjelaskan prosedur Peminjaman Arsip

4.7.1 Membuat daftar klasifikasi tanggal penyimpanan arsip 

4.7.2 Menentukan kode penyimpanan arsip 

4.7.3 Melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip 

4.7.4 Menemukan kembali arsip/dokumen yang telah disimpan dengan menggunakan sistem tanggal;

4.7.5 Mengembalikan arsip/dokumen setelah dipinjam pada tempatnya dengan menggunakan sistem tanggal.

Tujuan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyimpanan arsip sistem tanggal, peserta didik diharapkan:

1. Dapat membuat daftar klasifikasi tanggal penyimpanan arsip 
2. Dapat menentukan kode penyimpanan arsip 
3. Dapat melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip 
4. Menemukan kembali arsip/dokumen yang telah disimpan dengan menggunakan sistem tanggal;
5. Mengembalikan arsip/dokumen setelah dipinjam pada tempatnya dengan menggunakan sistem tanggal.

Uraian Materi

Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun. Dalam sistem tanggal sistem kronologis pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan satuan sub subjek. Dan yang dijadikan pengelompokan diantaranya adalah seperti tanggal, bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat yang ditetapkan sebagai subjek. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. Bulan

ditetapkan sebagai judul guide. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan, dan tahun yang ada pada surat (tanggal surat) sebagai kode penyimpanan.

Penyimpanan arsip bisa dilakukan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Prosedur penyimpanan arsip adalah:

1. Penampungan;
2. Penelitian;
3. Pengindeksan
4. Pengkodean
5. Penyortiran
6. Penyimpanan.

Penemuan kembali arsip filing dengan sistem tanggal dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuan kembali arsip yang disimpan adalah:

1. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
2. Isi bon peminjaman
3. Lihat buku arsip dan kartu indeks;
4. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
5. Cari arsip ke laci filing kabinet sesuai kode arsip
6. Ambil arsip yang diminta;
7. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil; dan
8. Serahkan arsip kepada yang memerlukan.

Peminjaman berkas dapat dilakukan dengan dua cara yaitu per lembar dan per berkas. Jangan lupa untuk mengisi bon peminjaman setiap kali terjadi peminjaman arsip atau berkas. Menempatkan Out Guide atau Out Sheet di tempat berkas atau arsip yang diambil pada saat terjadi peminjaman sangat penting dilakukan, karena dari lembar ini akan diperoleh informasi tentang berkas yang sedang dipinjam. Kembalikan arsip atau berkas yang baru saja dikembalikan pada tempatnya pada saat itu juga setelah Anda mengambil out sheet atau out guide yang semula ditempatkan di posisi arsip atau berkas tersebut.

Jawablah Beberapa Pertanyaan berikut ini!

1. Apakah yang dimaksud dengan sistem tanggal dalam penyimpanan arsip?
2. Apakah perbedaan antara penyimpanan arsip sistem tanggal dengan sistem nomor?
3. Terangkan tentang sistem klasifikasi yang dilakukan dalam penyimpanan arsip dengan sistem tanggal! Berikan contoh!
4. Dalam filing sistem tanggal ini berapakah jumlah folder dalam setiap guide? Jelaskan
5. Bandingkan antara prosedur peminjaman per berkas dan per lembar dan penangannya masing-masing! Apakah persamaan dan perbedaannya?
6. Apakah yang harus dilakukan petugas arsip jika seorang peminjam ingin memperpanjang arsip yang dipinjamnya? Terangkan prosedurnya!

Penugasan 

1. Kunjungilah kantor administrasi (TU) sekolah Anda. Apakah pengadministrasian arsip yang dilakukan menggunakan sistem tanggal? Pelajarilah!
2. Praktekkan prosedur peminjaman. Pilih salah satu surat. Lakukanlah tugas ini secara berpasangan, salah satu bertindak sebagai petugas dan yang lain sebagai peminjam. Jangan lupa mempersiapkan dan menggunakan semua kelengkapan dalam prosedur peminjaman. Setelah itu, bagaimana jika akhirnya Anda perlu melakukan perpanjangan peminjaman tersebut, apa yang akan Anda lakukan?

Tweet