Kompetensi Dasar
3.6 Menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad /alphabetic
4.6 Menyusun arsip berdasarkan sistem abjad /alphabetic
Indikator
3.6.1 Menjelaskan tata cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad
3.6.2 Menjelaskan pengertian sistem abjad
3.6.3 Mengidentifikassi peraturan mengindeks
3.6.4 Menjelaskan daftar klasifikasi abjad
3.6.5 Mengidentifikasi alat bantu sistem abjad
3.6.6 Menjelaskan cara menyimpan arsip dengan sistem abjad
3.6.7 Menjelaskan prosedur penemuan kembali arsip
4.6.1 Melakukan penyimpanan arsip dengan sistem abjad
4.6.2 Melaksanakan prosedur penemuan kembali arsip
4.6.3 Memeriksa surat/berkas
4.6.4 Mengindeks surat/berkas
4.6.5 Mengkode surat/berkas
4.6.6 Menyortir surat
4.6.7 Menempatkan surat/berkas
Tujuan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan kegiatan belajar filling system/sistem penyimpanan peserta didik diharapkan dapat : membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip
- Membuat tab atau guide
- Menentukan kode penyimpanan arsip
- Mengindeks surat/berkas yang ada.
- Membuat kartu indeks dari surat/berkas yang ada.
- Memberi kode pada surat/berkas yang ada.
Materi Pembelajaran
Sistem Kearsipan adalah merupakan suatu rangkaian subsistem dalam suatu manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh suatu organisasi yang tepat untuk kepentingan tepat serta bermanfaat pada waktu yang tepat dengan biaya seminimal mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management) pengurusan surat (Correspondence management) penataan berkas (files management) tata kearsipan dinamis (records management) dan tata kearsipan statis (archives management)
Sistem filing abjad yaitu adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.
Fungsi Guide yaitu untuk membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. dan berdasarkan fungsinya, terdapat guide primer dan guide pembantu.
Untuk Guide primer ini tentu saja dilengkapi oleh huruf yang tercetak pada tab-tab dan tentu saja ini akan mempermudah kita jika akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat sesuai dengan alpabet. Selain itu Guide primer ini juga memiliki fungsi diantaranya yaitu untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata serta ditemukan kembali.
Dan untuk Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide pembantu memiliki fungsi diantaranya sebagai berikut:
- Untuk memperlihatkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak;
- Memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang ang dapat disusun dan ditentukan berdasarkan abjad;
- Menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam kearsipan dengan sistem abjad, yaitu folder campuran, folder individu, dan folder khusus.
Dalam sistem abjad, pengindeksan yang dilakukan terhadap suatu surat dilakukan dengan memperhatikan nama-nama penulis surat atau lembaga yang menulis surat itu.
Langkah-langkah penyimpanan arsip: penampungan, penelitian, pengindeksan, pengkodean. penyortiran, dan penyimpanan.
Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan tunjuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda. Berkas setelah dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama. Sebagai contoh kelompok A-B-C dijadikan satu kelompok D-E-F dikumpulkan menjadi satu dan seterusnya.
Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali sebagai berikut.
- Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
- Isi bon peminjaman
- Bergeraklah menuju tempat penyimpanan;
- Cari arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip;
- Ambil arsip yang diminta;
- Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil;
- Serahkan arsip kepada yang memerlukan
Tes Uraian
- Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad!
- Sebutkan dan terangkan tiga macam folder dalam sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad
- Apakah yang dimaksud kata tangkap? Bagaimanakah membuatnya? Berikan contohnya!
- Apakah yang dimaksud dan kegunaan label tangkap? Bagaimanakah membuat label tangkap? Berikan contohnya!
- Bagaimanakah prosedur untuk menemukan kembali sebuah surat? Praktikkan. Jangan lupa, buat dan isi kartu peminjaman untuk surat yang di cari tersebut.
Tugas Observasi
- Datanglah ke sebuah kantor yang menggunakan sistem abjad sebagai sistem filingnya. Pelajari hal-hal yang terkait dengan penyimpanan arsip dalam sistem tersebut. Cocokkan dengan apa yang telah Anda pelajari. Buatkan laporan tertulisnya!
- Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah atau ke kantor TU atau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5 orang) Apakah tata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad untuk mengelola arsipnya? Jika ya, bantulah petugas arsip untuk melakukan penyimpanan surat pada hari ini, sesuai dengan prosedur yang telah Anda pelajari. Jika tidak, pelajarilah sistem apa yang digunakan untuk mengelola arsipnya. Catatlah secara detail mengenai hal-hal yang terkait dengan itu. Diskusikan hasil pengamatan Anda di kelas.